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Straße *

Hausnr. *

PLZ *

Ort *

Adresszusatz (optional)

Land

Speichern Abbrechen

Dokumentenablage

Alle Dokumente/Belege dieses Mandanten an einem Ort -- unabhängig davon, ob bereits einem Objekt zugeordnet. Regelbasierte Erkennung (Kostenart/Umlagefähigkeit) läuft automatisch mit, ist aber immer nur ein Vorschlag.

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Anrede – keine Angabe – Herr Frau

Vorname *

Nachname *

E-Mail *

Telefon

Mobil

Geburtsdatum

Notfallkontakt: Name

Notfallkontakt: Telefon

Notiz

Speichern Abbrechen

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Falldetails

Finanzkompass

Sollstellungen (geplante/fällige Monatsmieten) je Zeitraum — keine Bankintegration, keine bestätigten Kontobewegungen. „Bestätigt (bezahlt)“ zeigt nur, was über „Zahlung bestätigen“ im Mietkonto manuell markiert wurde. Zeigt nur bereits fällige/abgeschlossene Monate — noch nicht fällige, zukünftige Monate sind ausgeblendet (im Mietkonto je Mietverhältnis weiterhin vollständig sichtbar).

🏦 Bankumsätze (FinTS, rein lesend)

Ruft Kontoumsätze direkt von der Bank ab (FinTS/HBCI) -- rein lesend, es wird NIE eine Überweisung/Lastschrift ausgelöst.

+ Neuen Bankzugang hinzufügen (unter Kontrolle → Zugänge)

🔗 Nicht zugeordnete Bankumsätze

Vorschläge, welcher Bankumsatz zu welcher Sollstellung passen könnte — ausschließlich ein Vorschlag der Software. Erst nach Klick auf „Zuordnung bestätigen“ oder „Manuell zuordnen“ wird die betroffene Sollstellung als bezahlt markiert; es wird nie automatisch entschieden, gebucht oder eine Zahlung/Überweisung ausgelöst.

🧾 Ausgangszahlungen zu Rechnungen

Vorschläge, welche Zahlung zu welcher Eingangsrechnung passt – ausschließlich ein Vorschlag der Software. Erst nach Klick auf „Als bezahlt bestätigen“ wird die Rechnung als bezahlt markiert. Es wird keine Zahlung ausgelöst.

Vorlagen

Vorlagenkategorien als reine Metadaten (Titel, Risikostufe, Freigabepflicht, Platzhalter) — keine übernommenen SmartMiete-Volltexte, keine rechtssichere Formulierung. Rendering zu einem konkreten Fall/Mietverhältnis ist noch nicht Teil dieses Durchstichs. „PDF ansehen" zeigt den unpersonalisierten Brieftext -- alle Platzhalter erscheinen als sichtbare Lücke.

Ohne angebundenes Postfach werden Nachrichten manuell/als Demo angelegt (gleicher Schreibpfad, den ein echter Postfachabruf ebenfalls nutzt). Kein echter Mailversand.

Weitere Filter (Postfach/genauer Ordner/Bearbeitungsstatus)

Postfach anzeigen Alle Postfächer/Quellen

Genauer Postfach-Ordner (Rohwert) Alle Ordner

Alle Neu Klassifiziert Zugeordnet Entwurf vorbereitet Wartet auf Freigabe Beantwortet Archiviert

Maildatei importieren

Normaler Weg für eingehende Mails: eine lokal gespeicherte E-Mail-Datei ablegen oder auswählen -- wird direkt ausgelesen, der Thread öffnet sich automatisch. Kein Postfachzugriff, kein Mailversand. Anhänge mit unterstütztem Dateityp (PDF/JPEG/PNG/WEBP) werden gespeichert, automatisch ausgewertet und können geöffnet/zugeordnet werden -- andere Dateitypen bleiben bei einer reinen Metadatenzeile (Dateiname/Typ/Größe).

Nur Lesen: Ihre Rolle erlaubt den Mail-Import nicht.

⚠ Sie importieren in den Produktiv-Mandanten.

📎

EML- oder MSG-Datei hier ablegen

Outlook-Mail als .msg oder E-Mail-Datei als .eml importieren -- maximal 5 MB, eine Datei

Datei auswählen

Weitere Angaben (optional)

Mietverhältnis (optional, falls bekannt) — unbekannt / KI-Vorschlag später —

Kategorie-Vorwahl (optional, falls bekannt) — automatisch bei KI-Auswertung —

Datei importieren

Manueller Notfallimport (Text einfügen, nur für Sonderfälle)

Nur falls keine Maildatei vorliegt: Inhalt einer Mail manuell eintragen. Wird sofort klassifiziert (Kategorie/Risiko-Level, regelbasiert -- keine produktive KI) und, sofern die Absenderadresse bekannt ist, automatisch zugeordnet.

Nur Lesen: Ihre Rolle erlaubt das Anlegen neuer Nachrichten nicht.

Betreff *

Absender-E-Mail *

Absender-Name (optional)

Empfänger (optional)

Empfangsdatum/-zeit

Nachrichtentext *

Mietverhältnis (optional, falls bekannt) — unbekannt / KI-Vorschlag später —

Kategorie-Vorwahl (optional, falls bekannt) — automatisch bei KI-Auswertung —

Nachricht anlegen

Dienstleister

Nur Lesen: Ihre Rolle erlaubt das Anlegen von Dienstleistern nicht.

Name *

Firma (optional)

Kategorie * Handwerker Hausmeister Versicherung Steuerberater Anwalt Energieversorger Reinigung Sonstige

E-Mail (optional)

Telefon (optional)

Notfallkontakt

Notizen (optional)

Dienstleister speichern

KI-Einstellungen

Steuert, welcher Analysemodus standardmäßig bei „KI-Auswertung starten" im Thread verwendet wird. Die Auswahl im Thread selbst bleibt unabhängig davon möglich.

Kein API-Key wird in der Datenbank gespeichert -- die Key-Referenz ist nur der Name einer Server-Umgebungsvariable. Der API-Key wird ausschließlich aus der Server-Umgebung gelesen (nie aus der Datenbank oder dem UI).

Nur Owner darf KI-Provider ändern.

Spracheinstellungen

Steuert die Spracheingabe im KI-Assistenten (Diktieren), die Sprachausgabe des Tagesbriefings und optional das Vorlesen von Assistentenantworten. Standardmäßig deaktiviert -- Transkription/Sprachausgabe laufen über OpenAI, denselben Server-Key wie oben. Im Bereich „Privat" ist externe Sprachverarbeitung unabhängig von dieser Einstellung immer deaktiviert.

🔊 Testantwort abspielen

Nur Owner darf Spracheinstellungen ändern.

← zurück zum Posteingang

Offene KI-Aktionen (Stufe „zur Freigabe vorgelegt“)

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Freigabedetails

Freigabeentscheidung

Alle mit * markierten Felder sind Pflichtfelder — ohne sie lehnt die Datenbank die Freigabe technisch ab (echter Constraint, kein Anwendungscode-Trick).

Geprüfte Belege (reviewedEvidenceRefs) * — einer pro Zeile

Prüfdauer in Sekunden (reviewDurationSeconds) *

Entscheidungstyp (decisionType) * approved_as_recommended approved_with_correction rejected escalated_further

Entscheiden als

–

Abweichung von der KI-Empfehlung (deviationFromRecommendation)

Begründung der Abweichung (deviationReason) * bei Abweichung

Entscheidung speichern

Unternehmensgruppe

Gesellschaften und Beteiligungen des Konzerns. Eine neue Gesellschaft steht auf „Zuordnung offen", bis sie bewusst eingeordnet wird — kein automatischer Vorgang.

Für Privatbesitz (nicht über eine Firma) ist hier keine eigene Gesellschaft nötig -- das legst du direkt am Objekt selbst als "Privatbesitz" fest (Objektakte → Eigentümer).

+ Neue Gesellschaft anlegen

Name *

Rechtsform

Anlegen

Vermögen

Referenzen auf Vermögenswerte einer Gesellschaft — bewusst KEINE Beträge/Bewertungen (Vorbild: group-cockpit, "die Fachakte bleibt dort, wo sie geführt wird"). Jede Referenz muss angeben, welches System die Wahrheit hält.

+ Neue Vermögensreferenz anlegen

Schlüssel *

Art * Immobilie Finanzanlage Ausrüstung Sonstiges

Gesellschaft *

Führendes System *

Externe Referenz

Notizen

Anlegen

Konsolidierte Sicht über alle Objekte und Bankkonten hinweg -- Kontostände sind Momentaufnahmen vom letzten FinTS-Abgleich (Finanzkompass), keine Live-Berechnung.

Bankkonten

Zuletzt bekannter Kontostand je Konto -- ein Abgleich (Finanzkompass -- "Jetzt abgleichen") aktualisiert diese Werte.

Mieten je Objekt

Sollstellungen des gewählten Jahres, aufgeteilt nach Objekt -- gleiche Zahlenbasis wie der Finanzkompass.

Rein lesende Prüfungen (Vorbild: group-cockpit) — nichts wird hier automatisch repariert, jeder Befund ist ein Hinweis, den ein Mensch in der Unternehmensgruppe auflöst.

Integrationsstatus

Autonomie-/SystemActor-Test (Stufe 6)

Löst eine autonome Hintergrundaktion aus. Nur Aktionstypen im scope des gewählten SystemActor sind auswählbar — der Server prüft zusätzlich Confidence-Schwelle, AutomationPolicy-Ceiling und offene Eskalationen. Jeder Verstoß wird als verständlicher Guard-Fehler angezeigt, nicht ausgeführt.

SystemActor

Aktionstyp (nur erlaubter Scope)

Fall (Case)

Confidence Score (0–1)

Recommendation Basis (JSON, testweise frei editierbar) { "classified_as": "Testdokument (synthetisch)" }

SystemActor-Aktion auslösen

📖 Zugänge zu Drittdiensten

Überblick über alle externen Dienste, die diese App optional oder verpflichtend nutzt: wofür sie da sind, ob die App ohne sie funktioniert, und wo/wie man den Zugang einrichtet. Zum Aufklappen anklicken.

Direkt hier in der App einrichtbar

🏦 FinTS/HBCI-Banking optional in der App

Automatischer, rein lesender Abgleich von Kontoauszügen -- es wird nie eine Überweisung ausgelöst. Ohne diesen Zugang bleibt der manuelle Kontoauszug-Import wie bisher möglich.

Einrichten: Formular "🏦 Neuer Bankzugang" direkt unten auf dieser Seite (BLZ, FinTS-Login, PIN, HBCI-URL, Produkt-ID). Die PIN wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.

Voraussetzungen: (1) FinTS/HBCI in den eigenen Online-Banking-Einstellungen der Bank aktivieren, (2) kostenlose Produkt-ID bei der Deutschen Kreditwirtschaft beantragen (fints.org -- Bearbeitung kann bis zu 2 Wochen dauern). Wichtig: Die FinTS-PIN ist nicht das normale Online-Banking-Passwort, sondern eine separate, oft in den Sicherheitseinstellungen der Bank vergebene PIN.

🌐 Open Banking (N26, Revolut, C24 & Co.) optional in der App + Server-Grundeinrichtung

Alternative zu FinTS für Banken ohne HBCI, über den lizenzierten Kontoinformationsdienst enablebanking.com -- ebenfalls rein lesend.

Einrichten: Panel "🌐 Open Banking" weiter unten (Land + Bank wählen, "Verbinden"). Erscheint nur, wenn der Server bereits grundsätzlich dafür eingerichtet ist (siehe Server-Administrator-Abschnitt unten, ENABLE_BANKING_APP_ID/ENABLE_BANKING_PRIVATE_KEY).

Voraussetzungen: einmalige, kostenlose Registrierung bei enablebanking.com ("Restricted Production" reicht für eigene Konten, kein Vertrag nötig) -- das übernimmt der Server-Administrator einmalig, danach lässt sich jede unterstützte Bank direkt hier verbinden.

📧 IMAP-Postfach optional in der App

Automatischer, rein lesender Abruf neuer E-Mails (BODY.PEEK) -- ersetzt den manuellen .eml/.msg-Import. Das echte Postfach wird nie verändert: keine Nachricht wird als gelesen markiert, verschoben oder gelöscht.

Einrichten: Formular "📧 Neues Postfach (IMAP)" weiter unten (Host, Port, Benutzername, Passwort). Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.

Voraussetzungen: Bei Outlook/Microsoft 365 wird i. d. R. ein App-Kennwort statt des normalen Passworts benötigt (Microsoft-Kontoeinstellungen → Zwei-Faktor-Authentifizierung → App-Kennwörter).

Nur vom Server-Administrator einrichtbar (Umgebungsvariablen, nicht in der App änderbar)

🤖 OpenAI API optional serverseitig

Automatische KI-Analyse eingehender Nachrichten (Kategorisierung, Handlungsvorschläge, Kontaktempfehlung). Ohne Zugang: automatischer Rückfall auf eine regelbasierte Analyse, kein Fehler, nur weniger Treffsicherheit.

Einrichten: Umgebungsvariable OPENAI_API_KEY auf dem Server. Status/Modell sind unter Kommunikation → KI-Einstellungen sichtbar (nur owner).

Voraussetzungen: API-Key erstellen auf platform.openai.com → API keys (kostenpflichtig nach Nutzung).

🖥️ Ollama (lokales KI-Modell) optional serverseitig

Alternative zu OpenAI für dieselbe Nachrichten-Analyse -- läuft komplett auf der eigenen Server-Infrastruktur, Daten verlassen nie das eigene System. Kein externer Account nötig, läuft automatisch als Teil des Server-Setups mit.

Einrichten: Umgebungsvariable OLLAMA_BASE_URL, Auswahl unter Kommunikation → KI-Einstellungen.

📍 Geoapify / Google Places (Dienstleister-Suche) optional serverseitig

Findet Handwerker/Dienstleister in der Umgebung eines Objekts (Button "Extern suchen" im Arbeitsauftrag). OpenStreetMap liefert als dritte Quelle immer Ergebnisse, auch ganz ohne diese Zugänge.

Einrichten: Umgebungsvariablen GEOAPIFY_API_KEY bzw. GOOGLE_MAPS_API_KEY/GOOGLE_PLACES_API_KEY.

Voraussetzungen: kostenloser Geoapify-Account (geoapify.com, ca. 3.000 Anfragen/Monat gratis) bzw. Google-Cloud-Projekt mit aktivierter Places API.

💬 Perplexity API (Formulierungsvorschläge) optional serverseitig

Liefert einen Textvorschlag zur Begründung bei Mieterhöhungsschreiben (Button "Vorschlag holen (Perplexity)"). Ohne Zugang bleibt die manuelle Texteingabe möglich.

Einrichten: Umgebungsvariable PERPLEXITY_API_KEY.

Voraussetzungen: eigener, kostenpflichtiger Account auf perplexity.ai.

✉️ LetterXpress (echter Postversand) optional serverseitig

Versendet Briefe mit rechtlicher Wirkung tatsächlich auf dem Postweg -- jeder Versand kostet echtes Geld und ist nicht rückgängig zu machen. Die App fragt vor "Echt versenden" deshalb immer extra nach.

Einrichten: Umgebungsvariablen LETTERXPRESS_USER/LETTERXPRESS_API_KEY.

Voraussetzungen: Account bei letterxpress.de mit freigeschaltetem API-Zugang und ausreichendem Guthaben.

🔔 Web Push / VAPID (Browser-Benachrichtigungen) optional serverseitig

Browser-Benachrichtigungen bei neuen Fristen/Fällen/Rückläufern. Ohne Einrichtung erscheint der Umschalter "🔔 Push-Benachrichtigungen" einfach nicht.

Einrichten: Umgebungsvariablen VAPID_PUBLIC_KEY/VAPID_PRIVATE_KEY/VAPID_SUBJECT, erzeugt per npx web-push generate-vapid-keys. Kein externer Account nötig.

Immer verfügbar bzw. rein infrastrukturell

🗺️ OpenStreetMap (Overpass) immer aktiv

Dritte, kostenlose Quelle für die Dienstleister-Suche, ohne eigenen Zugang -- läuft immer mit, unabhängig von Geoapify/Google.

🗄️ PostgreSQL-Datenbank Pflicht serverseitig

Speichert alle Daten der App -- kein Drittdienst im engeren Sinn, aber die einzige wirklich zwingende externe Abhängigkeit: Ohne gültige Datenbankverbindung startet die App gar nicht erst. Wird ausschließlich vom Server-Administrator eingerichtet, keine Einstellung in der App.

🏦 Neuer Bankzugang

Nur owner. Die PIN wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Die Übersicht mit Kontostand und "Abgleichen"-Button steht weiterhin im Finanzkompass.

Anzeigename *

IBAN (optional)

Bankleitzahl *

FinTS-Login *

PIN *

HBCI-URL *

Produkt-ID *

Bankzugang speichern

🗂️ Fachliche Bereiche

Ein Bereich ist die fachliche Klammer über mehreren Mailkonten -- z. B. "Immo", "Privat" oder ein einzelnes Unternehmen. Beliebig frei benennbar, kein fester Katalog. Jedes Mailkonto gehört genau einem Bereich an.

Name *

Typ Sonstiges Immobilienverwaltung Unternehmen Privat Projekt

Farbe

Bereich anlegen

🔷 Microsoft 365

Nur owner. Verbindet ein echtes Microsoft-365-Postfach über die offizielle Microsoft-Anmeldung -- kein Microsoft-Passwort wird von dieser App je gesehen oder gespeichert. Benötigte Berechtigungen: Profil lesen, Mail lesen/schreiben, Mail senden, dauerhafter Zugriff (Microsofts Standardverfahren für automatischen Abruf). Versand erfolgt weiterhin ausschließlich nach menschlicher Freigabe, genau wie bei IMAP-Postfächern.

🔷 Microsoft-365-Konto verbinden

📧 Neues Postfach (IMAP)

Nur owner. Ruft ausschließlich neue Nachrichten seit dem letzten Abruf ab (rein lesend, BODY.PEEK) -- das echte Postfach wird nie verändert, keine Nachricht wird als gelesen markiert, verschoben oder gelöscht. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Bei Outlook/Microsoft 365 wird i. d. R. ein App-Kennwort statt des normalen Passworts benötigt (siehe Microsoft-Kontoeinstellungen → Zwei-Faktor-Authentifizierung). Die Übersicht mit "Jetzt abrufen"-Button steht weiterhin unter Kommunikation.

E-Mail-Adresse *

Anzeigename (optional)

Fachlicher Bereich – Bereich festlegen –

IMAP-Host *

Port *

Verschlüsselt (TLS)

Benutzername *

Passwort / App-Kennwort *

🔌 IMAP-Verbindung testen

📂 Ordner & Erstimport-Vorschau anzeigen Zeitraum: letzte Tage

Objekt (optional) – nicht zugeordnet –

Gesellschaft (optional, statt Objekt) – kein Bezug –

Ohne Zuordnung bleibt das Postfach wie bisher mandantenweit. Mit Zuordnung: Mails werden nur gegen dieses Objekt/diese Gesellschaft abgeglichen, erscheinen bevorzugt in Leitstand/Kommunikation und bekommen konkretere Handlungsvorschläge.

Postausgang (SMTP) -- optional, aber nötig zum echten Versenden

Ohne Postausgang bleibt dieses Postfach rein lesend -- eine Antwort kann dann nicht wirklich verschickt werden, nur als Entwurf bearbeitet werden. Bei den meisten Anbietern ist der SMTP-Host anders als der IMAP-Host (z. B. bei IONOS smtp.ionos.de statt imap.ionos.de).

Gleicher Benutzername/Passwort wie oben

SMTP-Host

Port

Verschlüsselt (TLS)

Port 465 → Häkchen gesetzt lassen (Verbindung ist von Anfang an verschlüsselt). Port 587 (oder 25) → Häkchen entfernen (Verbindung wird erst unverschlüsselt aufgebaut und dann automatisch nachträglich verschlüsselt, "STARTTLS") -- wird beim Ändern des Ports automatisch vorgeschlagen.

Benutzername

Passwort / App-Kennwort

🔌 SMTP-Verbindung testen

Postfach speichern

🌐 Open Banking (N26, Revolut, C24 & Co.)

Für Banken ohne FinTS/HBCI, über einen lizenzierten Kontoinformationsdienst (Open Banking/PSD2) -- rein lesend, es wird nie eine Überweisung ausgelöst. Sollstellungen/Bankumsätze erscheinen danach ganz normal im Finanzkompass.